Poprzedni wykonawca nie dowoził. Środowisko rosło bez planu. Przejęliśmy jedno i drugie.

Firma działa w dwóch niszach — szkolenia B2B i motorsport — z dwiema markami i sklepem online sprzedającym usługi. Przez lata rosła organicznie. Nowe domeny dokupowane w różnych miejscach, skrzynki pocztowe rozsiane po różnych dostawcach, dostępy do systemów w różnych rękach.

Ktoś to konfigurował, ktoś inny to zmieniał, nikt nie trzymał tego w całości.

Freelancer, który miał ogarniać bieżące zmiany, nie dowoził. Firma potrzebowała kogoś, kto nie tylko wykona zadanie, ale zostanie i będzie reagować wtedy, kiedy trzeba — bez szukania nowego wykonawcy przy każdej kolejnej potrzebie.

Do EterForge przyszli z konkretnym projektem do uruchomienia, ale za tym projektem stało środowisko, które od dawna nikt nie przeglądał z góry.

Nowy projekt — landing page dla klubu biznesowego w niszy motoryzacyjnej — był punktem wejścia. Ale kiedy zaczęliśmy pracować, obraz środowiska był szerszy niż jeden landing.

• Kilka stron i domen kupionych przez lata w różnych miejscach, bez jednego miejsca zarządzania — każda zmiana wymagała wchodzenia w inne panele z różnymi danymi logowania.
• Kilkadziesiąt skrzynek pocztowych rozsianych po różnych dostawcach, bez spójnej polityki czy struktury.
• Dostępy do krytycznych systemów niejednoznaczne — nie było pewności, kto ma do czego wgląd i czy osoby, które odeszły z firmy, nadal mogły cokolwiek zrobić.
• Brak polityki backupowej — strony i sklep działały bez siatki bezpieczeństwa.
• Duże wolumeny spamu trafiające do skrzynek pracowników, bez żadnej ochrony przed phishingiem.
• Narzędzie do email marketingu przestarzałe i nieodpowiednie do tego, czego firma faktycznie potrzebowała.

Firma nie miała złego pomysłu na siebie. Miała środowisko, które przez lata narastało warstwami — i nikt nie spojrzał na całość.

Zaczęliśmy od projektu, który był priorytetem. Landing page dla klubu biznesowego dla fanów motoryzacji. Zbudowaliśmy go tak, żeby był nowoczesny wizualnie, ale przede wszystkim łatwy do edycji przez osoby nietechniczne. Firma miała to obsługiwać samodzielnie, więc nie budowaliśmy pod siebie, tylko pod ich zespół. Równolegle zidentyfikowaliśmy, jakich możliwości faktycznie potrzebuje firma w email marketingu, i zmigrowaliśmy ich ze starego narzędzia na nowe — takie, które te możliwości daje. Następnie przeprowadziliśmy wdrożenie dla zespołu, żeby nowe narzędzie od razu działało, a nie stało nieużywane.

Przejmując bieżące utrzymanie, przeprowadziliśmy audyt zaplecza. Zebraliśmy domeny i strony rozrzucone po różnych dostawcach w jedno miejsce, przenieśliśmy kilkadziesiąt skrzynek pocztowych, uporządkowaliśmy dostępy i wdrożyliśmy polityki backupowe. Przy okazji zoptymalizowaliśmy koszty infrastruktury — konsolidacja sama w sobie przyniosła oszczędności.

Osobnym krokiem była analiza bezpieczeństwa. Zweryfikowaliśmy dostępy, wprowadziliśmy odpowiednie poprawki i — po rozmowie z firmą — zdecydowaliśmy się wspólnie na wdrożenie Google Workspace. EterForge jest partnerem Google Select, więc wdrożenie obejmowało nie tylko migrację, ale też konfigurację reguł bezpieczeństwa chroniących pracowników przed phishingiem i atakami na skrzynki. Spam przestał być problemem. Zespół dostał realne narzędzia do pracy zespołowej.

Reakcja zespołu po wdrożeniu była jednoznaczna: nie wiedzieli, jak wcześniej bez tego pracowali.

W ramach trwającej opieki rozwijamy produkty, tworzymy nowe landing pages, wprowadzamy modyfikacje w sklepie — w tym własne wtyczki usprawniające pracę operacyjną — i doradzamy przy kolejnych ruchach strategicznych. Firma nie skacze po wykonawcach. Ma jednego partnera, który widzi całość.

Współpraca trwa i aktywnie się rozwija. Co zmieniło się operacyjnie:

• Kilka stron, domen i kilkadziesiąt skrzynek pocztowych pod jednym zarządzaniem — zamiast rozsianego środowiska wymagającego ręcznej koordynacji
• Polityka backupowa wdrożona — firma ma siatką bezpieczeństwa, której wcześniej nie było
• Google Workspace zastąpił przestarzałe narzędzia — zespół pracuje sprawniej, phishing i spam przestały być codziennym problemem
• Email marketing na narzędziu dopasowanym do faktycznych potrzeb, z przeprowadzonym wdrożeniem dla zespołu
• Sklep i landing pages rozwijane proaktywnie — bez czekania na zewnętrznego wykonawcę i tłumaczenia kontekstu od zera przy każdym zadaniu
• Koszty infrastruktury zoptymalizowane przy okazji konsolidacji

Firma przestała tracić czas na zarządzanie środowiskiem, które samo się komplikowało. Zaczęła planować kolejne ruchy zamiast gasić bieżące pożary.

Środowisko, które rośnie bez planu przez kilka lat, nie wygląda z zewnątrz jak problem – dopóki coś się nie posypie albo dopóki ktoś nie spojrzy na całość. W tym przypadku wejście przez konkretny projekt odkryło infrastrukturę, której nikt nie przeglądał kompleksowo od dawna.

Porządek zaplecza nie jest projektem do odhaczenia – jest warunkiem, żeby każdy kolejny ruch firmy był możliwy bez niespodzianek.